Congresso Virtual

O que é o Congresso Virtual?

Imagine a possibilidade de converter o seu congresso numa experiência totalmente virtual. Onde podemos assistir em direto a painéis ou rever depois de terminadas as keynotes de grandes oradores, sem sair do sofá. A possibilidade de aumentar o total de participantes sem comprometer a qualidade da experiência, os custos, ou os objetivos do Organizador.

O digital veio para ficar e os congressos não escapam a esta tendência. Além de agilizar o processo administrativo, permite também ao Organizador recolher informações sobre os participantes que antes não era possível.

Este último fator é crucial, pois o participante é o pilar central para a construção de uma experiência inesquecível. E é com base nesta que moldamos o formato de cada congresso. Eis algumas das vantagens de um congresso digital quando comparado com o congresso presencial:

Congresso presencial

  • Participantes e oradores precisam de se deslocar ao local do evento
  • Investimento em venues
  • Desenhar e imprimir artes gráficas
  • Gestão de catering com custos altos
  • Networking limitado a cara a cara
  • Estratégia eco-friendly complexa (deslocações, estadias, etc)
  • Alcance e audiência limitada à capacidade do espaço físico
  • Conhecimento restrito ao momento dos painéis e keynotes
  • Risco de cancelamento

Congresso virtual

  • Participantes e oradores participam de qualquer parte do mundo
  • Investimento em plataforma
  • Desenhar artes gráficas digitais
  • Custos de catering inexistentes
  • Networking através de plataformas de matchmaking e inteligência artificial
  • Eco-friendly
  • Alcance e audiências ilimitadas
  • Conhecimento perpetuado através das gravações digitais
  • Remove o risco de cancelamento

Os estudos existentes e a nossa experiência de mais de 15 anos demonstram que os objetivos mais relevantes para o Organizador são a partilha de conhecimento, o networking e a angariação de receita.

Analisámos estes três objetivos em detalhe e concluímos que é possível criar uma experiência que cumpra o seu propósito por inteiro, a partir de qualquer lugar.

E foi assim que surgiu a nossa solução integrada para o Congresso 100% Virtual, que permite ao participante ter uma experiência totalmente inovadora, quer esteja no centro de congressos, ou do outro lado do mundo.

Partilha de Conhecimento

Durante um congresso, a partilha de conhecimento é gerada durante as diferentes sessões: keynotes, sessões plenárias e paralelas, mesas redondas, cursos, workshops, simpósios, comunicações orais, posters, entre outros.

No Congresso Virtual, o participante além de poder assistir a cada uma destas sessões, pode ainda interagir com os palestrantes e outros participantes.

Os palestrantes recebem indicações e são convidados a fazer testes antes do Congresso para adaptarem o conteúdo que pretendem transmitir para o digital e liderarem a sessão com confiança.

Além disso, são incentivados a recorrer às mais diversas ferramentas de interação disponíveis, de forma a tornar uma conversa de sentido único, num diálogo entre palestrante e audiência.

Como?

  • Live Chat
  • Q&A com moderação no final de cada sessão
  • Live polling – escolha múltipla, várias opções, resposta aberta, word cloud, etc.
  • Materiais interativos
Networking

No Congresso Virtual, o networking não tem aperto de mão no início e no fim, mas surge aqui reinventado de forma a corresponder e superar as expetativas de todas as partes envolvidas.

Dos 3 objetivos identificados, é o que mais se altera no formato, mas também o que se torna mais interativo que nunca.

Os momentos de pausa são agora a oportunidade ideal para:

  • Ir visitar a exposição técnica e conhecer novas soluções
  • Ir visitar a exposição de ePosters, colocar questões aos apresentadores e votar nos melhores trabalhos
  • Conhecer os participantes – a lista de participantes pode ser filtrada, por exemplo, com base num interesse específico para que a interação possa ser feita com os participantes que são realmente relevantes para cada um
  • Conversar com outros participantes (1:1 ou grupo) através do envio de mensagens privadas e agendamento de reuniões
  • Participar em fóruns de discussão (gerais ou temáticos) com comentários, imagens, vídeos, e outros conteúdos
  • E claro, ir até à máquina de café e preparar uma dose de energia
Angariação de Receita

A viabilidade económica de um congresso é crucial para a sua realização. No seu formato tradicional, a angariação de receita advém de 3 fontes: inscrições, patrocínios, exposição.

No Congresso Virtual, as fontes de receita são exatamente as mesmas, garantindo que a realização é igualmente viável do ponto de vista financeiro.

Inscrições

Se as inscrições do congresso físico incluíam refeições e foi apenas isso que mudou na alteração de formato, poderá considerar uma redução do valor da inscrição.

De outra forma, a experiência do participante permite alcançar os mesmos objetivos, pelo que os participantes vão continuar a ver valor na participação e não há motivo nenhum para que não tenha um custo associado.

Patrocínios

A viabilidade económica de muitos congressos e conferências depende do apoio das empresas do setor envolvente, que por sua vez têm por objetivo mostrar o que de melhor têm vindo a desenvolver para o setor. Ao passar o congresso para o virtual, podemos tornar a ligação com as empresas do setor ainda mais interativa e personalizada.

Os tipos de oportunidade são os mesmos e a experiência é agora melhorada com dados concretos do sucesso de cada iniciativa no final.

  • Logotipo em destaque
  • Banner publicitário
  • Vídeo durante as pausas
  • Sessão patrocinada
  • Stand virtual interativo
  • Reuniões privadas (1:1 ou grupo)
  • Fórum de discussão patrocinado
  • Inserção na pasta virtual do congressista
  • Notificação push
  • Relatório pós-evento

Exposição

Num congresso tradicional, os expositores distinguem-se pela área do stand e localização.

Já no congresso virtual, de acordo com o montante investido, definimos uma hierarquia e as funcionalidades a que têm acesso.

Estas funcionalidades são diversas e muito interativas.

A criatividade é mesmo o único limite:

  • Vídeo publicitário ou demo
  • Vídeo on demand (ex: workshop ou simpósio)
  • Imagens 360º ou interativas
  • Live chat dedicado
  • Agendamento de reuniões com os representantes da marca
  • Materiais para download
  • Relatório pós-evento

A nossa solução integrada de Congresso Virtual baseia-se no mesmo rigor, no mesmo profissionalismo, na mesma equipa dedicada, e permite agora um maior alcance, mais interatividade e criatividade sem limites.

Não, não nos referimos a mais uma plataforma tecnológica!

Trata-se de uma solução global que integra várias ferramentas e o nosso KNOW HOW DE 15+ ANOS A REALIZAR CONGRESSOS.

Clique no botão abaixo para conhecer a nossa solução integrada criada por pessoas e para pessoas, que oferece o que nenhuma plataforma no mercado consegue:

  • Streaming com produção e transmissão profissional (para ler mais sobre streaming clique aqui)
  • Gestão de projeto de A a Z (para conhecer todos os nossos serviços clique aqui)
  • Preparação do local do congresso (totalmente virtual ou híbrido)
  • Parceria media para a amplificação dos conteúdos em vários canais

Ver Site Oficial

 

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